O que é um Fornecedor no ContractFlow?

No ContractFlow, um Fornecedor representa a entidade jurídica (empresa) que presta serviços para a organização contratante.

A partir do cadastro do Fornecedor na plataforma, torna-se possível vinculá-lo a contratos, prestadores, alocações e responsáveis, garantindo rastreabilidade, organização contratual e controle das relações operacionais e comerciais.

Como cadastrar um novo Fornecedor?

O cadastro de Fornecedor requer que o usuário possua permissão específica dentro da plataforma.

Para realizar o cadastro:

• No menu lateral, acesse Fornecedores.

• Na tela de listagem, clique em Novo Fornecedor.

• Preencha os dados solicitados.

• Clique em “Salvar” para concluir o cadastro.

O Fornecedor também pode ser cadastrado diretamente durante o fluxo de criação ou edição de contratos, por meio da seção “Contraparte”, permitindo o registro sem a necessidade de interromper o fluxo de contrato.

É possível editar as informações de um Fornecedor já cadastrado?

Sim, é possível editar as informações de um Fornecedor, desde que o usuário possua as permissões adequadas dentro da plataforma.

Para realizar a edição, acesse a listagem de Fornecedores, localize o Fornecedor desejado e clique sobre o nome ou no ícone de visualização. O sistema redirecionará para a tela de detalhes do cadastro, onde será possível atualizar as informações necessárias e, ao final, clicar em “Salvar” para confirmar as alterações.

Um Fornecedor pode ser inativado? Como fazer isso?

Sim. É possível inativar um Fornecedor.

Para realizar a inativação:

1. Acesse o módulo Fornecedores;

2. Localize e acesse o Fornecedor desejado;

3. No canto superior direito da tela, altere o campo Status para “Inativo”;

4. Clique em Salvar para confirmar a alteração.

⚠️ Atenção: Ao inativar um Fornecedor, ele deixará de ficar disponível para novos vínculos operacionais, como novas alocações e novos contratos. No entanto, o Fornecedor continuará visível nas listagens, alocações e contratos já existentes, preservando o histórico e a rastreabilidade das informações.

Posso reativar um Fornecedor inativo?

Sim. Um Fornecedor inativo pode ser reativado a qualquer momento.

Após a reativação, o Fornecedor volta a ficar disponível para novos vínculos operacionais, contratos e alocações.

Por que não posso excluir um Fornecedor?

O Fornecedor não pode ser excluído para preservar a rastreabilidade, integridade e histórico das informações dentro da plataforma. Como ele pode estar vinculado a alocações de prestadores, contratos ou outros registros já existentes, sua exclusão poderia comprometer dados históricos e a consistência das informações.

Caso o fornecedor não seja mais necessário, existem duas alternativas recomendadas:

• Inativar o fornecedor: impede que ele seja utilizado em novos cadastros de alocações de prestadores e contratos, mantendo o histórico das informações já registradas.

• Editar o fornecedor: permite corrigir ou atualizar informações do cadastro, caso o registro possua inconsistências ou necessite ajustes.

Essa abordagem garante a governança das informações e preserva a confiabilidade dos registros ao longo do tempo.

Como relacionar o Fornecedor ao Prestador?

O relacionamento entre um Fornecedor e um Prestador pode ocorrer de duas formas na plataforma:

Pela seção “Prestadores” do Fornecedor

1. Acesse o módulo Fornecedores;

2. Localize o Fornecedor desejado;

3. Navegue até a seção Prestadores;

4. Pesquise e vincule o Prestador desejado.

Esse relacionamento representa o vínculo organizacional entre a identidade do Prestador e o Fornecedor.

Pela criação de uma Alocação

1. Acesse o Prestador desejado;

2. Navegue até a seção Alocações;

3. Clique em Nova Alocação;

4. Selecione o Fornecedor desejado e preencha as demais informações operacionais.

Nesse cenário, além do relacionamento com o Fornecedor, também serão definidos elementos como Contrato, vigência, responsáveis e contexto operacional da atuação.

As alocações vinculadas ao fornecedor poderão ser visualizadas posteriormente na seção Alocações do módulo de Fornecedores.

Como relacionar o Fornecedor ao Contrato?

O relacionamento entre um Fornecedor e um Contrato é realizado durante o fluxo de criação ou edição de contratos, por meio da seção “Contrapartes”.

Ao acessar o contrato desejado, navegue até a seção “Contrapartes”, pesquise pelo Fornecedor e realize o vínculo ao contrato.

Caso o Fornecedor ainda não esteja cadastrado na plataforma, será possível realizar o cadastro diretamente durante o fluxo de criação ou edição de contratos, por meio da seção “Contraparte”, permitindo o registro sem a necessidade de interromper o fluxo de contrato.

Posso visualizar todos os Contratos associados a um Fornecedor?

Sim, é possível visualizar a relação de contratos associados a um Fornecedor.

Para isso, acesse o Fornecedor desejado e navegue até a seção “Contratos”. Nessa área, será exibida uma listagem com os contratos vinculados ao Fornecedor, incluindo informações como título, status e data de vencimento.

Essa visualização permite identificar rapidamente quais Prestadores possuem relacionamento com o Fornecedor, independentemente da quantidade de alocações existentes.

O acesso a informações adicionais dos contratos dependerá das permissões atribuídas ao usuário dentro da plataforma.

Posso visualizar todos os Prestadores associados a um Fornecedor? 

Sim. No módulo de Fornecedores acesse a Seção “Prestadores” e será exibida a listagem consolidada das identidades de Prestadores vinculados ao fornecedor, independentemente da quantidade de alocações existentes.

O acesso às informações adicionais dependerá das permissões atribuídas ao usuário na plataforma.

Posso visualizar todas as Alocações de Prestadores associadas a um Fornecedor?

Sim. No módulo de Fornecedores acesse a Seção “Alocações” e será exibida a listagem com todas as alocações relacionadas ao fornecedor, permitindo visualizar os vínculos operacionais dos Prestadores, incluindo informações específicas de cada alocação.

O acesso às informações adicionais dependerá das permissões atribuídas ao usuário na plataforma.

O fornecedor pode ser vinculado a apenas um contrato?

Não. Um Fornecedor pode estar vinculado a nenhum, um ou múltiplos contratos simultaneamente, independentemente do status desses contratos.

Essa estrutura permite preservar o histórico de contratos encerrados, acompanhar contratos ativos e manter rastreabilidade completa dos relacionamentos contratuais vinculados ao fornecedor.

O que acontece com os Contratos ao inativar um Fornecedor?

Ao inativar um Fornecedor, os contratos já vinculados permanecem preservados na plataforma.

No entanto, o Fornecedor deixa de ficar disponível para novos vínculos contratuais e operacionais.

Essa abordagem garante preservação do histórico, rastreabilidade e continuidade das informações relacionadas aos contratos existentes.

Um Fornecedor pode possuir múltiplos Prestadores vinculados?

Sim. Um Fornecedor pode possuir múltiplos Prestadores vinculados simultaneamente por meio de diferentes alocações.

Cada alocação representa um vínculo operacional específico entre o Prestador, o Fornecedor e, quando aplicável, um Contrato relacionado.

Essa estrutura permite que um mesmo fornecedor atue em múltiplos contratos, áreas ou frentes operacionais, mantendo controle individual sobre vigências, responsáveis, ocupações e requisitos aplicáveis a cada vínculo.

O que acontece com os Prestadores ao inativar um Fornecedor?

Ao inativar um Fornecedor, os Prestadores vinculados não são automaticamente inativados.

No entanto, o Fornecedor deixa de ficar disponível para novos vínculos operacionais na plataforma.

As alocações e relacionamentos existentes permanecem preservados para fins de rastreabilidade e histórico operacional.

Um Fornecedor pode possuir múltiplos responsáveis?

Sim. Um Fornecedor pode possuir múltiplos responsáveis associados simultaneamente.

Esses responsáveis representam os usuários ou Funções responsáveis pela gestão, acompanhamento, conformidade ou manutenção das informações relacionadas ao fornecedor dentro da plataforma.

Cada responsável poderá possuir diferentes níveis de atuação conforme os vínculos e permissões atribuídos pela organização.

Essa estrutura permite distribuir responsabilidades operacionais entre diferentes áreas e ampliar a governança sobre fornecedores estratégicos ou compartilhados.

Um mesmo Fornecedor pode participar de contratos multilaterais?

Sim. Um mesmo Fornecedor pode participar de contratos multilaterais juntamente com outros fornecedores vinculados ao mesmo contrato.

Essa estrutura permite representar cenários operacionais mais complexos, como contratos compartilhados, consórcios, parcerias operacionais e Master Service Agreements (MSA).

Existe limite de Prestadores vinculados a um Fornecedor?

Não. O ContractFlow não possui limite operacional para quantidade de Prestadores vinculados a um mesmo Fornecedor.

Os vínculos são controlados individualmente por meio das alocações cadastradas na plataforma, permitindo que um mesmo Fornecedor possua múltiplos Prestadores simultaneamente, independentemente do volume operacional.

É possível cadastrar um Fornecedor duplicado na plataforma?

Não. A plataforma utiliza o número de registro como identificador único para cada Fornecedor, impedindo a criação de cadastros duplicados.

Os campos Razão Social e Nome Fantasia não possuem restrição de duplicidade. Por isso, caso seja identificada uma possível repetição de Fornecedor, recomenda-se verificar o número de registro informado.

Durante o cadastro ou edição, ao inserir um número de registro já utilizado, o sistema exibirá uma notificação informando que o registro já está em uso.

Um Fornecedor pode possuir múltiplos responsáveis?

Sim. Um Fornecedor pode possuir múltiplos responsáveis, conforme a necessidade operacional da organização.

Cada responsável poderá possuir diferentes tipos de responsabilidade, como:

• Gerenciar;

• Editar;

• Acompanhar.

Essa estrutura permite distribuir responsabilidades operacionais, administrativas e gerenciais conforme o papel de cada gestor ou área envolvida na gestão do fornecedor.

⚠️ Atenção: o vínculo de Gestão Imediata permite apenas um responsável gerencial ativo por registro.

O responsável do Fornecedor é automaticamente responsável pelos Prestadores e Alocações vinculadas?

Não necessariamente.

Os responsáveis definidos no Fornecedor representam a gestão e o acompanhamento do registro do fornecedor na plataforma.

Já os responsáveis definidos no Prestador representam a gestão da identidade do prestador, enquanto os responsáveis definidos nas Alocações representam a gestão operacional específica de cada atuação do Prestador.

Dessa forma, uma mesma Alocação pode possuir responsáveis diferentes dos definidos no Fornecedor relacionado.

Essa separação garante maior flexibilidade operacional, organização das responsabilidades e governança sobre os diferentes contextos de atuação dentro da plataforma.

Um Fornecedor pode existir sem responsáveis definidos?

Sim. Um Fornecedor pode ser criado sem a definição inicial de um Gestor Imediato ou demais responsáveis.

No entanto, recomenda-se definir responsáveis para garantir acompanhamento operacional, governança do fornecedor, rastreabilidade das ações e recebimento adequado de notificações relacionadas ao registro.

A ausência de responsáveis pode limitar o acompanhamento operacional, a centralização da gestão do fornecedor e a distribuição adequada das responsabilidades dentro da plataforma.